Microsoft Access (以下、Access) を使用すると簡単にデータ管理ができます。AccessはMicrosoft Officeに同梱されているため、多くの職場では追加コストなしで導入できます。しかし、まったく使ったことがないという方も多いのではないでしょうか。
Accessを扱うにはRDB (リレーショナルデータベース。以下DB) の知識が必要です。決して難しくはないのですが、やはりある程度の学習コストがかかります。ユーザインタフェースがWordやExcelほど親しみやすくないのも、とっつきにくさの一因です (これは各ツールの役割に起因します)。
また、誰でも使えるシステムとして構築するためには、どうしてもマクロやVBAを用いた開発が避けて通れない場合が出てきます。マクロやVBAまで含めて、Accessを扱える (開発・運用・保守できる) といえる方が常に存在する職場は少数ではないでしょうか。
弊社はそういったお悩みを解決すべく、Accessを使用したデータ管理システムの開発・運用・保守をサポートいたします。

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事例1: 開発担当者が異動により不在に！

あるお客様では、Accessを扱える担当者がデータ管理システムを構築しました。しかし、担当者が異動で不在となり、誰もメンテナンスできない状態となりました。その後、その部署では扱うデータやワークフローの変化に伴い、当該システムだけでは業務の管理が困難となります。その結果、既存のAccessのシステムに加え、補完的なExcelファイルやそのマクロが増え、業務管理が複雑化していました。

弊社はお客様へのヒアリングを実施し、現在の業務管理に必要なデータ管理システムの仕様を策定。当該システムの開発を実施し、旧来のシステムからの移行を実現しました。上記の通り「増殖していた」エクセルファイル群も不要としました。

さらに、新システムのメンテナンスも請け負うことで、業務フローや管理情報の変更時も安心して使い続けることができる環境を整備することができます。

事例2: 複数データベースの横断検索をサポート

別のお客様では、歴史的な経緯により、各部門で異なるDBエンジンが運用されていました。それらのDBには各案件の情報が分散して登録されています。ある部門では、それらのDBを横断検索する業務が定期的に発生します。情報セキュリティ上の問題で各DBを直接操作することはできず、定期的にそれぞれのDBの差分データをオフライン (csvデータ) で取得します。データ量は膨大なため、データはDBごと、期間ごとに複数のcsvファイルのままで管理され、都度各ファイルをExcelで開いて検索していました。これには非常に大きな手間がかかります。

弊社は、オフラインで取得したcsvファイルを都度Accessに取り込み、同一案件の情報の関連付けを実施。Access上で横断検索可能なシステムを構築しました。これにより、日々発生する検索業務が簡易化され、お客様の工数が大きく削減されます。

まとめ

データ管理について類似するお悩みがございましたら、ぜひ一度弊社にご相談ください。

• 誰も触れないAccess (あるいはその他のDB) システムがある

• たくさんのエクセルファイルで煩雑なデータ管理をしている

データ管理について類似するお悩みがございましたら、ぜひ一度弊社にご相談ください。